Hoe video gebruiken om een extern team te leiden tijdens het coronavirus.

Op dit moment is het onmogelijk om de impact van COVID-19 (Coronavirus) op werkplekken te negeren. Naarmate de informatie blijft binnenstromen, nemen steeds meer organisaties maatregelen om de verspreiding van het virus te vertragen.

Een oplossing die voor veel bedrijven de preventieve inspanning leidt, is werken op afstand, waarbij werknemers worden aangemoedigd of verplicht om van thuis uit te werken om contact met collega's te minimaliseren. In het kader van een pandemie maakt werken op afstand het voor werknemers mogelijk om hun werktaken bij te houden terwijl ze zelf in quarantaine gaan.

Een van de uitdagingen van werken op afstand is dat persoonlijke communicatie, waar we zo veel zaken doorgaans op vertrouwen, op een andere manier moet gebeuren. Gelukkig staan er tools tot uw beschikking om communicatieve vaardigheden te maximaliseren wanneer geografische barrières worden geïntroduceerd.

Video gebruiken voor werken op afstand

Video is een van die tools. Te midden van deze wereldwijde gezondheidscrisis is video de perfecte manier om persoonlijke communicatie te onderhouden zonder iemands welzijn in gevaar te brengen. Als het onmogelijk is om elkaar persoonlijk te ontmoeten om ideeën te bespreken of andere werktaken uit te voeren, kan video deze gaten opvullen.

Een-op-een videochats

Er zijn twee belangrijke opties om video in uw werkstrategie op afstand te introduceren - en ze kunnen afzonderlijk of in combinatie met elkaar worden gebruikt. De eerste optie is om video te gebruiken voor een-op-een live communicatie, wat het aanbod is dat Skype en andere video communicatieplatforms bieden.

Deze platforms vervangen het idee van een persoonlijke ontmoeting of discussie effectief door een virtuele. U gebruikt een webcam en microfoon, die zijn ingebouwd in bijna alle hedendaagse laptops, om een digitale vergadering te houden waar u de andere deelnemers kunt zien en horen, net zoals u dat zou doen in een traditionele vergaderruimte.

Deze aanpak heeft verschillende voordelen. Ten eerste komt het het dichtst in de buurt van een fysieke vergadering zonder daadwerkelijk in dezelfde kamer te zijn. U kunt feedback krijgen voor uw ideeën, antwoorden op uw vragen en alle andere informatie die u nodig heeft.

De tools van vandaag, zoals Skype, maken het proces ook eenvoudig. U hoeft geen video-expert of zelfs maar een digitale expert te zijn om dit te laten werken, aangezien het platform dat u kiest het meeste zware werk voor u doet. Met een paar klikken kunt u uw virtuele chatroom-adres delen via een weblink, en anderen kunnen op die link klikken om deel te nemen aan uw unieke videogesprek.

Video-updates

Als een live videogesprek niet helemaal aan uw behoeften voldoet, kan video ook een ander doel dienen. Voor inhoud waar een live discussie niet nodig is of u geen onmiddellijke reacties nodig heeft, kunt u een korte video filmen waarin u informatie geeft en deze vervolgens naar relevante ontvangers stuurt.

Vooral in de context van het Coronavirus is dit een geweldige manier voor managers en leidinggevenden om updates te geven over protocol en processen die door de uitbraak zijn getroffen. Ploegbazen kunnen dit type video ook gebruiken om aan het einde van de dag updates te geven aan hogere teams of om zorgen of vragen te melden die niet zo tijdgevoelig zijn.

Zoals u kunt zien, vullen deze twee strategieën elkaar aan, dus het is verstandig beide te gebruiken. Opties voor videochats vervullen de rol van persoonlijke vergaderingen en andere teamgesprekken, terwijl video-updates de rol vervullen van debriefings of teammemo's.

The bottom line

Uiteindelijk staan de huidige organisaties allemaal voor dezelfde uitdaging: een evenwicht tussen productiviteit en een gevoel van normaliteit, terwijl de gezondheid van werknemers wordt beschermd. Als u nog nooit video heeft gebruikt om uw organisatie draaiende te houden, is dit een goed moment om het uit te proberen en te zien hoe het voor uw bedrijf werkt. Je weet maar nooit - misschien zul je merken dat video de perfecte tool is om tot je beschikking te hebben, pandemie of niet!